Guide Complet : Organiser une élection de représentants de parents d’élèves en ligne

Temps de lecture estimé : 6 min.

Découvrez comment organiser facilement un vote en ligne pour les élections des représentants de parents d'élèves grâce à notre guide complet. Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour configurer le vote, importer les parents, créer des listes, générer des QR Codes et des identifiants, simuler une élection, et bien plus encore. Suivez attentivement nos conseils pour gagner un temps précieux.

Nous avons développé le logiciel Votil, conçu spécialement pour répondre à vos besoins. Avec l'expérience de mon père, enseignant et ancien directeur d'école, combinée à mes compétences de développeur indépendant, nous avons créé une solution adaptée à votre quotidien.

Plongez dès maintenant dans notre guide et simplifiez l'organisation de vos élections de représentants de parents d'élèves !

Inscription

Pour commencer, je vous propose de vous inscrire sur le site, pour cela, je vous conseille d’ouvrir votil.fr soit dans une nouvelle fenêtre si vous êtes déjà sur ordinateur, soit sur ce dernier si vous êtes sur mobile.

1. Rendez-vous donc sur votil.fr.
2. Si vous êtes ici, c’est surement que vous représentez une école, je vous invite donc à cliquer sur le bouton correspondant.
3. Vous n'avez certainement pas encore de compte, nous allons donc nous inscrire en cliquant sur « S’inscrire gratuitement ».
4. Vous êtes alors invité à entrer le RNE de votre établissement.
5. Votre école est automatiquement reconnue mais attention avant de confirmez votre inscription, assurez-vous d'ajouter l'adresse e-mail « contact@votil.fr » à vos contacts pour recevoir l'e-mail de confirmation sur votre webmail académique (si vous n'y parvenez pas, c’est expliqué dans cette vidéo).
6. Une fois Votil ajouté à vos contacts, vous pouvez donc confirmer l’inscription et cliquer sur "Valider".
7. Vous recevrez un e-mail de confirmation. Ouvrez-le et cliquez sur le lien de confirmation pour activer votre compte.
8. Créez un mot de passe fort avec au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre, un caractère spécial et au moins 8 caractères en tout.
9. Une fois votre compte activé, connectez-vous à Votil avec votre RNE et le mot de passe que vous avez choisi.

Félicitations ! Vous voilà maintenant sur l'interface principale du module école de Votil, vous êtes en mode test car vous n’avez pas encore de licence mais ne vous inquiétez pas, toutes les fonctionnalités de Votil restent disponibles avec néanmoins une limitation à 30 parents.

Préparer l’élection

Les étapes sont numérotées dans l’onglet général, il suffit de les suivre.

1. Rentrez le nombre de classes de votre établissement en cliquant sur le bouton numéro 1.
2. Importer la liste électorale. Pour cette étape, il faudra au préalable avoir exporté la liste depuis ONDE. Connectez-vous donc sur cet espace, puis dans l’onglet « LISTES & DOCUMENTS » avec le sous onglet « LISTES », tout en bas à droite il devrait y avoir un lien : « Liste électorale du bureau de vote ». Sur la page suivante, on clique sur la loupe et il ne reste plus qu’à presser le bouton CSV pour récupérer le fichier. Enregistrez le quelque-part où vous le trouverez facilement car on va l’importer dans Votil, et donc justement on retourne dessus. Cliquez donc sur « importer la liste électorale », le logiciel prévient que ça va supprimer les parents existants mais peu importe puisqu’il n’y en a pas encore. Vous pouvez à présent glisser/déposer le fichier dans la zone ou bien simplement cliquer et aller chercher le fichier.
3. Revenez sur l’onglet général, puis, pour la troisième étape, créez vos listes de candidats. Pour ce faire, cliquez dessus et avec le bouton ajouter, vous pouvez définir le nom de la liste et les noms des titulaires suivis des noms des suppléants. Par glisser-déposer vous pouvez supprimer et déplacer un nom, la liste doit être dans l’ordre et en cliquant vous pouvez modifier un nom, il suffit de presser la touche « Entrée » pour valider. Vous pouvez également coller dans le champ la liste des noms séparés par des virgules et ils seront automatiquement reconnus. Quand toutes vos listes sont ajoutées, vous pouvez revenir à l’onglet général.
4. Nous allons maintenant définir une date de clôture du scrutin. Rappelons que nous sommes en mode test, vous pouvez donc mettre ce que vous voulez tant que c’est postérieur à la date actuelle.
5. La cinquième étape consiste à éditer les étiquettes avec les QR Codes, les identifiants et les mots de passe de chaque parent. Le document généré est trié par classe qui est indiquée en haut à droite et il y a également les noms des enfants pour savoir à qui distribuer quelle étiquette.

Votre vote est prêt !

Élection de test

Je crois qu’il est temps pour vous d’activer votre premier vote pour faire un test !

C’est l’étape 6, je vous invite à cliquer dessus. Après confirmation, vous devriez vous retrouver dans l’interface de suivi.

Vous avez à nouveau la possibilité d’éditer vos étiquettes si cela n’est pas déjà fait et des fonctionnalités spécifiques au mode de test sont présentes : « simuler des votes » et « dépouiller maintenant ». Également disponible : la possibilité de partager un lien public avec tous les membres du bureau de votes ou les personnes qui le souhaitent pour qu’ils aient tous accès aux informations que je vois actuellement c’est à dire la date à laquelle se termine le vote, le taux de participation, le nombre de votants, le nombre d’électeurs et finalement la feuille d’émargement qui est pour l’instant complètement vide.

Voter comme un parent

Pour comprendre comment tout cela fonctionne côté parent, je vous invite à faire un test !

1. Scannez le QR Code présent sur l’une de vos étiquettes. Vous pouvez le faire avec l’appareil photo sur les iPhones ou l’application Google sur Android. Il est également possible d’écrire le lien qui est sous le QR Code dans la barre de votre navigateur ou bien d’aller sur le site de Votil puis dans parent et finalement de taper l’identifiant qui est donné sur l’étiquette.
2. ll faut maintenant taper le Code PIN.
3. À présent, vous devez choisir une liste, évidemment il est aussi possible de voter blanc.
4. Confirmez votre vote.
5. Votre vote est enregistré, vous pouvez à présent télécharger un récépissé pour en attester.

Vous venez de voter comme un parent aurait pu le faire. Si vous retournez côté école, vous verrez que le taux de participation a changé et qu’une case verte est présente sur la feuille d’émargement avec la date et l’heure de confirmation de votre vote.

Simuler les votes et dépouiller

J’imagine que vous avez autre chose à faire que de voter à la place de tous les parents pour tester, ça tombe bien, un bouton est là pour le faire à votre place : « Simuler les votes ».

1. Cliquez donc sur « Simuler les votes » puis sur « simuler ».
2. Voilà, vous pouvez à présent observer que votre taux de participation et votre feuille d’émargement sont un peu plus réalistes et intéressants !
3. Il est temps de dépouiller. Même si votre date n’est pas encore arrivée à échéance, vous pouvez la décaler à maintenant car vous êtes en mode test, je vous invite donc à cliquer sur dépouiller maintenant, puis dépouiller.
4. À présent, cliquez sur « Voir les résultats ».
5. Vous accédez donc à deux document et à la possibilité de les recevoir par email : La feuille d’émargement et le procès verbal que vous devrez ensuite reporter lors d’une vraie élection.

Acheter Votil

Si nous retournons dans le général, nous venons d'effectuer l'étape 7 : voir les résultats. Nous pouvons alors dès à présent passer à l'étape 8 : acheter Votil. Ceci vous permettra de lever la limitation des 30 parents et de désactiver le mode test pour organiser votre vraie élection.

⚠️ Attention, cette étape peut prendre du temps car il faut attendre la réponse et le paiement de la part de votre mairie ce qui n’est généralement pas direct et peut causer un retard.

1. Cliquez sur « Acheter pour 2024 ».
2. Appuyez sur « Obtenir mon lien de paiement ».
3. Copiez le lien de paiement généré et transmettez le à votre mairie accompagné si besoin de cette vidéo (lien de la vidéo : /v/mairies).
4. Un fois le paiement effectué, la facture se créée dans votre espace et il est possible désactiver le mode test (c'est d'ailleurs l'étape 9) et d’importer tous vos parents !

⚠️ Seconde mise en garde : en mode production il n’est pas possible de simuler les votes, ni de dépouiller maintenant une élection, faites donc bien attention à la date que vous entrez. De plus je vous déconseille de lancer une élection en mode production si ça n’est pas une vraie car vous ne pourrez plus supprimer le résultat de cette dernière qui est conservé à des fins d’archivage et de garantie d’intégrité.

Par ailleurs je vous signale simplement que pour les parents n’ayant pas le matériel ou la connexion adéquate pour exprimer leur suffrage, votre établissement doit mettre à disposition un ordinateur.

Également, Votil respecte les recommandations de la CNIL et les directives du bulletin officiel de l’éducation nationale. Sa politique de confidentialité et de protection des données est donc bien en accord avec le RGPD et Votil s’engage à ne pas diffuser ni exploiter aucune des données récupérées.

Conclusion

C’était Tim l’un des créateurs de Votil, j’espère que ce guide complet sur la mise en place d’une élection de représentants de parents d’élèves en ligne vous aura été utile, n’hésitez pas à nous poser vos questions par mail à « contact@votil.fr » ou via le formulaire de contact présent sur le site (pensez bien à ajouter contact@votil.fr à vos contacts afin de recevoir nos réponses). Je vous remercie en tout cas pour votre lecture et l’attention que vous portez à Votil et vous dis à très bientôt.

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